Wie een evenement zoals een corso organiseert, is verantwoordelijk voor de veiligheid van medewerkers en publiek. Als er toch iets gebeurt, is de organisator van het evenement aansprakelijk. Wanneer de organisator aansprakelijk wordt gesteld en de schade niet kan betalen, kan dat leiden tot faillissement of het persoonlijk aansprakelijk stellen van bestuursleden. Daarom is het belangrijk dat de organisator goed verzekerd is.
Dit is, in een notendop, waar het om draait. Dit artikel gaat over het drietal veiligheid, aansprakelijkheid en verzekeringen. De tijdgeest brengt helaas met zich mee dat in geval van persoonlijk letsel de claims steeds hoger worden. Dat heeft tot gevolg dat de risico’s voor organisatoren van evenementen groter worden, en de verzekeringspremies hoger.
Veel corso’s worstelen met de vraag of ze wel goed verzekerd zijn. Je weet pas echt hoe goed je verzekering is als hij aangesproken moet worden, en dat gebeurt niet vaak. Dat is maar goed ook, maar het betekent wel dat de vraag of je wel goed verzekerd bent, een lastige is. Bovendien trekken verzekeringsmaatschappijen zich steeds vaker terug, of vragen hoge premies, omdat de risico’s en de claims bij evenementen toenemen. Deze maatschappelijke tendens is een serieuze bedreiging voor de corso’s en andere evenementen.
Veiligheid en verantwoordelijkheid
De organisator van een evenement is in eerste en laatste instantie verantwoordelijk voor wat er op het evenement gebeurt. De organisator moet nagaan welke wetten en regelgeving er gelden, moet richtlijnen naleven en daar op toezien, risico’s inschatten, etc. Ook als je werkzaamheden uitbesteedt, aan vrijwilligers of aan bijvoorbeeld een tentenverhuurder, is het niet automatisch zo dat de verantwoordelijkheden automatisch bij die personen terecht komen. De organisator blijft verantwoordelijk om erop toe te zien dat de zaken goed geregeld zijn, en in te grijpen als dat niet het geval is.
De organisator van een evenement heeft te maken met allerlei wet- en regelgeving, zowel op nationaal, regionaal en lokaal niveau. De organisator moet zich aan de wet houden (nationaal), en moet rekening houden met wat er in de APV, de Algemeen Plaatselijke Verordening, is geregeld (lokaal). Dat betreft niet alleen wetten die met veiligheid te maken hebben, maar ook met bijvoorbeeld milieu, geluidsoverlast en andere hinder, drank- en drugsgebruik en roken. De organisator heeft een verantwoordelijkheid tegenover alle partijen waar hij mee te maken heeft. Dat betreft het publiek van het evenement, maar ook de vrijwilligers en de betaalde krachten die uitvoerend werk doen, de verhuurders en andere partijen waar hij zaken mee doet, diverse overheden, en de overige (rechts)personen waar hij mee te maken heeft, zoals bijvoorbeeld aanwonenden aan het corsoparcours.
Bij kleinere evenementen volstaat het om de zaken vast te leggen in een draaiboek. Bij grotere evenementen maakt de organisator een veiligheidsplan. Hierbij is het zaak een risico-analyse te maken: dat betekent goed nadenken over wat er allemaal fout zou kunnen gaan en wat je daaraan kunt doen. Bij deze stap hoort ook communicatie: je moet niet alleen je zaken vastleggen in draaiboeken of veiligheidsplannen, maar je moet ook zorgen dat de vrijwilligers en alle partijen waar je mee samenwerkt, op de hoogte zijn van de afspraken en zich er aan houden.
De lijst van dingen waar je rekening mee moet houden, is lang. We verwijzen naar het Handboek Evenementen, dat niet voor niets zo dik is, en geven hier alvast een opsomming waar je aan moet denken:
- Drank en horeca
Je moet het NIX18-beleid naleven en daarbij draag je een grote verantwoordelijkheid. Je moet niet alleen aankondigen en uitstralen dat je je eraan houdt, je hebt ook een resultaatverplichting: maatregelen nemen is niet genoeg, ze moeten ook echt werken. - Catering / foodtrucks
Brengen veiligheidsrisico’s met zich mee, zoals brandgevaar en gasopslag. - Roken
Op veel plaatsen mag niet gerookt worden. Ook hierbij geldt een resultaatverplichting. - Capaciteit van ruimtes
Je moet weten wat het maximum aantal mensen is dat in een afgesloten ruimte komt, maatregelen nemen om te voorkomen dat dit maximum wordt overschreden, en ingrijpen als dat toch gebeurt. - Doorgangen en vluchtwegen
- Aggregaten
Bij de feesttent, maar ook op de corsowagen. - Constructieve veiligheid
Bijvoorbeeld bij tenten, toegangspoorten en tribunes. Hoeveel gewicht kun je ophangen in de tent? Hoeveel mensen kunnen er op een tribune? Wat doe je bij zware storm? - Constructieve veiligheid van de corsowagens of gondels
Staan figuranten op hoogte? Zijn ze gezekerd? Zijn ze stevig zodat er geen stukken afbreken die in het publiek vallen? Kunnen ze tijdig remmen? - Vrijwilligers en werknemers
Denk aan veiligheid bij werken op hoogte, met elektriciteit, geluidsbelasting, veiligheidsbrillen en –schoenen, etc. Houd je toezicht? Communiceer goed, zorg dat mensen daadwerkelijk op de hoogte zijn van je regels. - EHBO
- AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
Het vastleggen van bijvoorbeeld adresgegevens van vrijwilligers en bezoekers valt hieronder.
Het is in eerste instantie een kwestie van gezond verstand. Als bestuurder van een evenement wil je niet meemaken dat er iemand letsel of andere schade ondervindt die je had kunnen voorkomen door vooraf beter na te denken. Daarnaast is het natuurlijk zo dat als er iets misgaat, je aansprakelijk kunt worden gesteld, met serieuze en soms desastreuze gevolgen voor je organisatie. Hoe zit dat precies?
Aansprakelijkheid
Ook hierbij geven we een korte toelichting en verwijzen voor het uitgebreidere verhaal naar het Handboek Evenementen (pagina 270 en verder).
- Als je iets hebt gedaan of juist hebt nagelaten waardoor iemand schade ondervindt, dan kun je aansprakelijk worden gesteld voor die schade (je bent ‘schuldig’ aan de schade).
- Het kan zijn dat je niet schuldig bent maar wel verantwoordelijk, bijvoorbeeld als een van je vrijwilligers iemand schade berokkent, als een tentenverhuurder schade veroorzaakt, of als publiek schade veroorzaakt aan een gehuurde tent. Het is niet altijd zo dat de verantwoordelijkheid automatisch doorschuift naar de partij lager in de pyramide. Je kunt dan alsnog aansprakelijk worden gesteld voor de schade. Dit heet ‘risicoaansprakelijkheid’.
In geval van schade stellen verzekeraars overigens vaak meteen iedereen in de keten aansprakelijk. Dat heeft te maken met de verjaringstermijn. Ga dus niet meteen uit van het slechtste geval als je aansprakelijk wordt gesteld.
- Hoe waarschijnlijk is het dat het slachtoffer niet de vereiste oplettendheid en voorzichtigheid in acht zal nemen?
- Hoe groot is de kans dat daaruit daadwerkelijk ongevallen ontstaan?
- Hoe ernstig kunnen de gevolgen zijn?
- Hoe bezwaarlijk zijn de eventueel te nemen veiligheidsmaatregelen?
De organisator van een evenement heeft een vergaande zorgplicht ten opzichte van zijn bezoekers, waarbij hij steeds de bovenstaande criteria in ogenschouw moet nemen. Het is dus een afweging tussen de te verwachten schade enerzijds (de eerste drie punten) en hoe lastig het is om de schade te voorkomen anderzijds (vierde punt). De maatschappelijke tendens is dat deze balans aan het verschuiven is.
Bezoekersvoorwaarden bij betaalde en gratis evenementen
Voor betaalde evenementen kan de organisator de juridische aansprakelijkheid zoveel mogelijk afwenden door algemene voorwaarden voor de bezoekers op te stellen. De bezoeker die een kaartje koopt, bevestigt daarmee dat hij de algemene voorwaarden kent en er zich aan verbindt. Dit is altijd aan te raden. De voorwaarden moet je op de website beschikbaar maken. Zorg ervoor dat op het toegangsbewijs staat dat bezoekers zich akkoord verklaren met deze voorwaarden, met een link naar de voorwaarden op de website. Natuurlijk kun je hiermee niet alle aansprakelijkheid afwenden. Voorbeelden van algemene voorwaarden staan in het handboek evenementen, maar je kunt ook de websites van grotere evementen erop naslaan. Voor gratis evenementen is de uitdaging groter. Je kunt wel algemene voorwaarden opstellen, maar omdat iedereen zo binnen kan lopen, kun je niet garanderen dat elke bezoeker bekend is met de algemene voorwaarden, en kun je je er dus ook niet op beroepen. Na het afdekken van de risico’s en het zoveel mogelijk afwenden van de juridische aansprakelijkheid, resteert het afdekken van de overblijvende risico’s met een aansprakelijkheidsverzekering.
Verzekeringen
Voor een meer uitgebreide verhandeling verwijzen we naar het artikel van Bram Don van Omnido.
We lichten er de meest opvallende zaken uit.
In het algemeen verzeker je de aansprakelijkheid via een evenementenverzekering, waarbij je in samenspraak met de verzekeraar nagaat wat er allemaal moet worden afgedekt. Naast de aansprakelijkheid dekt de evenementenverzekering nog andere zaken.
Speciaal voor de corso’s is het belangrijk dat gemotoriseerde voertuigen niet meeverzekerd zijn in een reguliere evenementenverzekering. Dat geldt ook voor corsowagens die elektrisch of met een trekker ervoor worden voortbewogen, hoe langzaam ze ook rijden. Handmatig voortbewogen wagens vallen wel onder de aansprakelijkheidsdekking van een evenementenverzekering. Voor boten en gondels geldt weer een heel ander verhaal. De reden voor deze afwijking is dat voor gemotoriseerde voertuigen en voor varende objecten andere wetgeving van toepassing is. Corso’s met motorisch voortbewogen wagens of boten zullen dus voor extra dekking moeten zorgen.
Een apart hoofdstuk is bestuurdersaansprakelijkheid. Bestuursleden kunnen soms hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld, waarbij hun privévermogen kan worden aangesproken. Dit is natuurlijk een nachtmerrie die de organiserende vereniging of stichting moet afwenden met een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.
Veel gemeenten hebben een vrijwilligersverzekering die ook dit soort risico’s dekt in het geval de vrijwilliger zelf onvoldoende is verzekerd, maar het is toch verstandig om als organisatie een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, te meer daar deze doorgaans niet erg prijzig is.
Bovenstaande is vooral van toepassing voor besturen van de corso’s. Voor bouwgroepen kunnen we dit nog vermelden:
- De eigenaar van de schuur of loods waar de wagen wordt gebouwd, moet zelf in zijn polis op laten nemen dat er bouwactiviteiten in zijn schuur plaatsvinden, anders is hij daar niet voor verzekerd en zelf aansprakelijk.
- Schade op het erf is vaak niet verzekerd (valt onder de werkmaterieelpolis)
- Een bordje ‘betreden op eigen risico’ heeft juridisch geen waarde; je blijft zelf verantwoordelijk om alle nodige maatregelen te nemen om te zorgen dat er niemand gewond kan raken.
- Al er materieel wordt ingehuurd, altijd navragen of het materieel dan via de verhuurder verzekerd is.
- Huisregels/veiligheidsvoorschriften zijn goed voor de bewustwording van risico’s, maar hebben ook juridisch geen waarde. Orde en netheid is altijd belangrijk op de bouwplaats om aansprakelijkheid te voorkomen.
Disclaimer
Tot slot
De Corsokoepel kan niet verder gaan dan adviseren en informatie beschikbaar stellen. De corso-organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het in kaart brengen van risico’s, het afwenden van aansprakelijkheid en het zorgen voor een goede verzekering. Aan dit artikel kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Aanvullingen en opmerkingen stellen we echter op prijs.
Dit artikel is gebaseerd op de inbreng van een tweetal experts. De eerste is Willem Westermann, landelijk bekend expert op het gebied van organisatie van en advies aan grote evenementen. Westermann heeft op verzoek van het Kenniscentrum Immaterieel Erfgoed een aantal workshops gegeven over regelgeving en aansprakelijkheid bij het organiseren van evenementen. Westermann is ook betrokken bij het Handboek Evementen, een uitgebreid handboek met een schat aan informatie voor organisatoren. Het handboek is gratis te downloaden op evenementenhandboek.nl.
De tweede expert is Bram Don van Omnido Evenementenverzekeringen. Hij is een verzekeraar die gespecialiseerd is in evenementen, en werkt samen met Willem Westermann. Bram Don heeft een artikel geschreven speciaal toegespitst op het verzekeren van corso’s. Het is hier te downloaden.